Voorzitter Ferry Konter voorzitter@av40.nl
De vakantie staat voor de deur, een mooi moment om terug te blikken op een enerverend eerste halfjaar en vooruit te kijken naar de rest van 2024.

Waar zijn we trots op?

Er is veel moois te melden! We zien de baanatletiek weer bruisen met veel deelnemers aan diverse competities. Onze eigen loopevenementen, zoals de Houtloop en Trailrun, waren een groot succes. De wachtlijst voor jeugdleden is flink ingedikt, al streven we natuurlijk naar een nog snellere doorstroom. De ALV heeft belangrijke besluiten genomen, zoals de goedkeuring van de nieuwe statuten, het huishoudelijk reglement en het vrijwilligersbeleid. Onze atletiekbaan is goedgekeurd door de Atletiekunie, wat betekent dat we de komende jaren officiële wedstrijden kunnen blijven organiseren.

Daarnaast ben ik enorm trots op:

• De actieve deelname van onze studentenatletiek aan het verenigingsleven.

• De fantastische activiteiten die Axie organiseert voor onze leden.

• De succesvolle sponsoractie van de frame runners, waardoor zij nieuwe frames en kleding kunnen aanschaffen.

• De tomeloze inzet van de WOC, juryleden, barvrijwilligers en onze schoonmaakploeg, die fantastische wedstrijden mogelijk maken.

• En natuurlijk onze toegewijde trainers die week in, week uit, weer of geen weer, klaarstaan voor onze atleten!

Waar liggen kansen en uitdagingen?

Naast deze mooie ontwikkelingen staan we ook voor een aantal uitdagingen:

• Vrijwilligers: De club draait op vrijwilligers en we merken dat het steeds lastiger is om voldoende mensen te vinden voor bepaalde taken, zoals schoonmaakdiensten en bardiensten tijdens evenementen. We onderzoeken daarom ook de mogelijkheid om bepaalde taken betaald uit te besteden.

• Nieuwbouw: De geïnteresseerden zijn benaderd om mee te denken en binnenkort zal de eerste bijeenkomst plaatsvinden. Heb jij ook interesse om mee te denken en te doen? Meld je aan via een mail naar organisatie@av40.nl.

• Legionella: We hebben helaas opnieuw te maken met legionella in ons watersysteem. We onderzoeken de oorzaak en nemen passende maatregelen.

• Trainers: We zijn op zoek naar enthousiaste en ervaren trainers die bereid zijn om meer verantwoordelijkheid te nemen, met name bij de oudere jeugdgroepen.

• Veiligheid en meldingsbereidheid: We stimuleren iedereen om incidenten, onveilige situaties en VOG-gerelateerde zaken te melden. Alleen dan kunnen we adequaat actie ondernemen en ons beleid waar nodig aanpassen.

Samen maken we AV'40!

AV'40 is een fantastische vereniging dankzij de inzet van al haar leden en vrijwilligers. Laten we samen werken aan een veilige, sportieve en gezellige club! Dus zie je ergens kansen, heb je ideeën of wil je je steentje bijdragen? Aarzel niet en neem contact op met het bestuur of spreek ons aan op de club. Vele handen maken licht werk!

Secretaris Maurice Mol  secretaris@av40.nl
Het afgelopen halfjaar is er veel gebeurd. Na de ALV in maart heb ik met veel enthousiasme het stokje van secretaris overgenomen van Ruben. Gelukkig is de vacature voor bestuurslid wegatletiek snel ingevuld, waardoor ik me volledig kan richten op mijn nieuwe rol.

Belangrijke mijlpalen:

• Aangepaste statuten en huishoudelijk reglement: Tijdens de extra ALV in april hebben jullie ingestemd met de aangepaste statuten en het huishoudelijk reglement. Ik ben druk bezig om de laatste formaliteiten af te ronden, zoals de officiële goedkeuring van de notaris. Daarna worden de documenten op onze website gepubliceerd.

• Nieuwe bestuursleden: De nieuwe bestuursleden zijn inmiddels aangemeld bij de Kamer van Koophandel, het UBO-register en onze bank.

Lopende zaken:

Naast de reguliere bestuurswerkzaamheden heb ik van Ruben diverse lopende zaken overgenomen, waaronder:

• Vergunningen, verzekeringen en gemeentezaken: Ik zorg ervoor dat alle vergunningen en verzekeringen op orde zijn en onderhoud contact met de gemeente over relevante kwesties.

• Mogelijke onderverhuur aan Buitensport Durf: We zijn in gesprek met Buitensport Durf over de mogelijkheid om een klein deel van ons terrein aan hen te verhuren. De gemeente Delft heeft hiervoor in principe toestemming gegeven.

• Ledenadministratie, databeheer en archivering: Deze zaken vallen ook onder mijn verantwoordelijkheden. Dat ga ik de komende tijd oppakken.

Ik kijk ernaar uit om me de komende tijd in te zetten voor AV'40 en samen met jullie te werken aan een bloeiende vereniging!

 

Penningmeester David Lodowica penningmeester@av40.nl.
De eerste maanden als penningmeester zitten erop! Graag geef ik jullie een inkijkje in de financiële situatie van onze vereniging.

Terugblik afgelopen halfjaar

Het afgelopen halfjaar werd gekenmerkt door een aantal onverwachte uitgaven, tegenvallende verhuurinkomsten en een lichte daling van het ledenaantal. Dit heeft geresulteerd in een achterstand op de begroting. Gelukkig hebben we de afgelopen jaren buffers opgebouwd om dergelijke tegenvallers op te vangen. Toch vinden we het als bestuur belangrijk om kritisch te kijken naar onze uitgaven en inkomsten om de financiële gezondheid van AV'40 te waarborgen.

Concrete aandachtspunten:

• Ledenaantallen: We zien helaas een lichte daling van het ledenaantal, terwijl we juist gerekend hadden op groei. Dit heeft uiteraard impact op de contributie-inkomsten. We hopen dat de wervingsacties in de tweede helft van het jaar zullen zorgen voor een groeiend ledenbestand.

• Onverwachte uitgaven: Net als elk huishouden hebben ook wij te maken met onverwachte kosten. Denk aan een defect kassasysteem, achterstallig onderhoud en waterschade door een rioolprobleem. We proberen dergelijke kosten zoveel mogelijk te beperken, zonder daarbij te besparen op veiligheid en functionaliteit van onze accommodatie.

• Investering nieuwe cv-ketel: Na zorgvuldige afweging hebben we besloten te investeren in een nieuwe cv-ketel. Dit voorkomt verdere problemen met legionella en zorgt voor een betrouwbare warmwatervoorziening.

Hoe nu verder?

De komende periode richten we ons op de volgende punten:

• Verhuurbeleid: We gaan ons verhuurbeleid onder de loep nemen om de inkomsten uit zaalhuur te optimaliseren.

• BOSA aanvraag 2024: We starten met de voorbereidingen voor de BOSA-subsidieaanvraag voor 2024.

• Begrotingstraject: We gaan aan de slag met de begroting voor het komende jaar. Input van leden over gewenste investeringen is daarbij zeer welkom!

Hoe kun je helpen?

Een gezonde financiële positie is belangrijk voor de toekomst van AV'40. Je kunt ons op verschillende manieren helpen:

• Sponsoring: Ken je bedrijven die AV'40 willen sponsoren? Laat het ons weten!

• Donaties: Eenmalige of periodieke giften zijn van harte welkom.

• Rabo ClubSupport: Stem op AV'40 tijdens de Rabo ClubSupport actie.

• Leden werven: Promoot AV'40 bij vrienden, familie en kennissen.

• Vrijwilligerswerk: Steek de handen uit de mouwen of vraag bekenden om te helpen.

Verduurzaming

Tot slot wil ik graag je aandacht vragen voor de verduurzaming van onze vereniging. Heb je kennis en ervaring op het gebied van duurzame energie, isolatie of andere duurzaamheidsmaatregelen? We komen graag met je in contact!

Baanatletiek Sander van Bleiswijk baanatletiek@av40.nl
De afgelopen periode is er veel gebeurd binnen de baanatletiek. We delen graag een aantal hoogtepunten en blikken vooruit op de komende maanden:

Herkeuring baan: geslaagd!

Dankzij de fantastische inzet van vele vrijwilligers is onze atletiekbaan succesvol gekeurd door de Atletiekunie! We mogen de komende drie jaar officiële wedstrijden organiseren. Tijdens de voorbereidingen zijn onder andere nieuwe steeple hordes geplaatst, de polshoogmat voorzien van een nieuwe hoes, het net van de discuskooi gerepareerd en de verspringbakken gevuld met nieuw zand. Een prestatie om trots op te zijn!

Schitterende prestaties tijdens wedstrijden

Onze atleten hebben de afgelopen maanden mooie successen geboekt tijdens diverse wedstrijden. Van het NSK Teams tot de A-Games in Soest en het Baancircuit Haaglanden: AV'40 was sterk vertegenwoordigd! Lees meer over deze en andere topprestaties op onze website.

Wachtlijsten en trainers

Begin dit seizoen hebben we opnieuw leden van de wachtlijst verwelkomd. Ongeveer de helft van de genodigden is daadwerkelijk lid geworden. In september bekijken we opnieuw hoeveel mensen we van de wachtlijst kunnen uitnodigen, afhankelijk van de beschikbare trainerscapaciteit. We zoeken met name trainers voor de pupillen en CD junioren.

Wedstrijden op AV'40

De afgelopen maanden waren gevuld met mooie evenementen op onze baan. Zo organiseerden we het NSK Teams, een pupillencompetitiewedstrijd en een drukbezochte zomeravondwedstrijd.

Wat staat er te gebeuren?

De komende maanden richten we ons op:

• Verdere reductie van de wachtlijsten.

• Organisatie van het jaarlijkse 14/20 kamp in september, gecombineerd met een CD wedstrijd.

• Clubkampioenschappen begin oktober.

We kijken terug op een succesvolle periode en kijken uit naar een sportief najaar!|



Organisatie Ap Post organisatie@av40.nl
Tijdens de laatste ALV hebben we uitgebreid stilgestaan bij het nieuwe multifunctionele gebouw. We hebben contact gezocht met iedereen die interesse had getoond om mee te denken en te helpen. Een aantal enthousiaste leden heeft zich inmiddels gemeld en met hen plannen we spoedig een eerste bijeenkomst om de plannen te bespreken.

Om alle opties open te houden, hebben we parallel ook gekeken naar een alternatieve oplossing: de plaatsing van nieuwe, flexibele units, vergelijkbaar met de accommodatie van Energie in Barendrecht. Binnenkort gaan we in gesprek met leverancier Adapteo om de mogelijkheden te verkennen.

Faciliteiten

• De cv-ketel in de kleedkamers is vervangen, wat zorgt voor een betere warmwatervoorziening in de douches.

• Het buitenschilderwerk van de kantine en kleedkamers wordt helaas doorgeschoven naar 2025 vanwege hogere kosten dan begroot. Ed Wanninkhof zal de kwetsbare delen dit jaar inspecteren en beschermen voor de winter.

• Dankzij de inzet van vele vrijwilligers is de atletiekbaan na de eerste keuring van de Atletiek Unie goedgekeurd! Dit bewijst eens te meer hoe belangrijk jullie bijdrage is.

• De tuinen rond de kleedkamers zien er weer prachtig uit dankzij onze trouwe vrijwilligers.

Kantine

• De bezetting van de kantine tijdens trainingen verloopt goed. De woensdagmiddagbezetting heeft echter nog wat extra aandacht nodig. We roepen ouders en verzorgers op om te komen helpen.

• De kantinebezetting tijdens wedstrijden blijft een uitdaging. We zoeken dringend vrijwilligers die ons in blokken van 3 à 4 uur kunnen helpen.

Vrijwilligersbeleid

We zijn druk bezig om het goedgekeurde vrijwilligersbeleid te implementeren. De focus ligt op het inzichtelijk maken van vrijwilligersactiviteiten en het werven van hulp bij bardiensten, schoonmaak, onderhoud en de atletiekbaan. Vrijwilligerswerk is essentieel voor onze club en we verwachten van ieder lid een bijdrage. We werken aan een systeem voor leden die hun vrijwilligersbijdrage willen afkopen.

Club ABC

Om nieuwe en bestaande leden beter te informeren over alle ins en outs van AV40, werken we aan een uitgebreid club ABC.

Clubkleding

Het leveren en bestellen van clubkleding via Muta Sport verloopt naar tevredenheid. Eventuele problemen kunnen gemeld worden via clubkleding@av40.nl.

 

Communicatie Jasper van Meeuwen communicatie@av40.nl
De commissie communicatie is achter de schermen druk bezig om de communicatie van AV'40 te verbeteren en te moderniseren. Ons doel? Informatie toegankelijker maken, efficiënter werken en beter inspelen op de behoeften van onze leden.

Wat hebben we bereikt?

• Optimalisatie systemen en processen: We hebben onze systemen en processen onder de loep genomen en geoptimaliseerd. Zo hebben we alle gegevens en rechten gecentraliseerd, waardoor we sneller kunnen schakelen.

• Inzet van AI: We maken gebruik van de nieuwste technologieën, zoals AI, om sneller en efficiënter content te creëren, zoals afbeeldingen en teksten.

• Ontwikkeling sponsorpakketten en -brieven: We hebben aantrekkelijke sponsorpakketten samengesteld en pakkende brieven opgesteld om nieuwe en bestaande sponsors te benaderen.

• Creatie ABC welkomst documenten: Vanaf september ontvangen nieuwe leden een compleet welkomstpakket met alle belangrijke informatie over AV'40. Dit pakket is ook beschikbaar op onze website vanaf dat moment.

• Voorbereiding communicatie vrijwilligersbeleid: We zijn druk bezig met de voorbereidingen voor de communicatie rondom het nieuwe vrijwilligersbeleid. Zodra het beleid van start gaat, is alle informatie direct beschikbaar.

• Aanmelding Rabo ClubSupport 2024: We hebben AV'40 aangemeld voor de Rabo ClubSupport actie. Binnenkort kunnen jullie stemmen en ons helpen om extra financiële ondersteuning te krijgen.

• Samenwerking TU Delft: We zijn een samenwerking aangegaan met de faculteit Industrieel Ontwerpen van de TU Delft. Zij gaan onderzoek doen onder onze jonge leden op het gebied van lichaamsafmetingen en -vormen. Dit onderzoek helpt bij het ontwerpen van veiligere en passendere sportproducten. Deelnemende leden ontvangen hiervoor een leuke vergoeding. Meer informatie volgt snel!

Vrijwilligers gezocht!

Om onze ambitieuze plannen te realiseren, kunnen we jouw hulp goed gebruiken! We zijn op zoek naar enthousiaste vrijwilligers die ons team willen versterken. Ben jij goed met woorden, fotografie, IT, sponsoring of heb je andere talenten die je graag inzet voor AV'40? Meld je dan aan! Binnenkort publiceren we de functieprofielen met meer informatie over de verschillende rollen binnen ons team.

Nogmaals een hele fijne vakantie gewenst namens het bestuur!

Ferry, Maurice, David, Sander, Jasper, Ap en Jan