Huishoudelijk Reglement AV'40

Datum: 9 april 2018


Bestuur

  1. De voorzitter wordt tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) in functie gekozen.
  2. In de bestuursvergaderingen kan ieder bestuurslid één stem uitbrengen. Stemmen bij schriftelijk verleende volmacht is toegestaan.
  3. De voorzitter leidt de vergadering van het bestuur. Bij ontstentenis van de voorzitter, kiest het bestuur uit haar midden een vervangend voorzitter.
  4. De secretaris, onder andere, is verantwoordelijk voor de voorbereiding en organisatie van bestuursvergaderingen alsmede (in samenwerking met de overige bestuursleden) van de ALV. Het secretariaat fungeert als algemeen postadres voor instanties in en buiten de vereniging.
  5. Van alle bestuursvergaderingen worden notulen gemaakt, die in de volgende vergadering worden goedgekeurd.
  6. In aansluiting op art.1.5 van de statuten is de voorzitter bevoegd anderen dan leden en ereleden uit te nodigen voor de ALV.
  7. Voor de ALV, bedoeld in art. 11 lid 5 van de statuten, is de penningmeester belast met de voorbereiding van de begroting voor het komende verenigingsjaar.
  8. Indien een aftredend bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt, draagt het bestuur kandidaten voor de te vervullen vacature(s) voor, middels de agenda van de ALV, waarin de nieuwe bestuursleden moeten worden gekozen. De voordrachten van het bestuur kunnen worden aangevuld door de leden. Een voordracht dient 7 dagen vóór het begin van de ALV schriftelijk ingediend te worden bij het secretariaat van de vereniging. Elke voordracht van tegenkandidaten moet worden ondersteund door tenminste 10 stemgerechtigde leden en voorzien zijn van een door de tegenkandidaat ondertekende verklaring dat met de kandidatuur wordt ingestemd.
  9. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt benoemen de overige bestuursleden een plaatsvervanger en doen hiervan mededeling aan de leden. Indien de penningmeester tussentijds aftreedt, doet hij verslag omtrent de stand van zaken van de kas aan de kascommissie, waarna hij de kas aan zijn opvolger overdraagt. Het tussentijds aangestelde bestuurslid is op de eerstvolgende ALV aftredend en direct herkiesbaar.
  10. Het bestuur kan besluiten dat bestuursleden commissievergaderingen bijwonen.
  11. Het bestuur geeft volmacht aan de door haar benoemde vertegenwoordigers in instanties zoals de afdeling Den Haag van de Atletiekunie e.d. Deze volmacht is te allen tijde door het bestuur herroepbaar. 
  12. Het bestuur is bevoegd tot benoeming buiten commissieverband van functionarissen zowel voor een adviserende als voor een uitvoerende taak.

    Lidmaatschap
  13. Aanmelding als lid dient te geschieden bij de ledenadministratie van de vereniging door middel van een aanmeldingsformulier. Meerderjarige personen ondertekenen de aanmelding persoonlijk. Bij minderjarigen ondertekent één der ouders of verzorgenden.
  14. Lid kunnen worden personen, die op het moment van aanmelding de leeftijd van 6 jaar hebben bereikt.
  15. Het lidmaatschap dient aangevraagd te worden binnen één maand na de eerste deelname aan de trainingen en kan ingaan per de eerste van de maand. Gedurende deze eerste maand is er sprake van een kandidaat-lid.
  16. Indien nieuwe leden bij hun aanmelding als lid van AV'40 nog lid zijn van een andere atletiekvereniging, dienen zij de naam van deze andere vereniging bij hun aanmelding te vermelden, zodat om overschrijving van het lidmaatschap naar AV'40 verzocht kan worden.
  17. Leden van andere atletiekverenigingen die wensen deel te nemen aan de trainingen en gebruik willen maken van de accommodatie, kunnen zich inschrijven als gastlid bij de vereniging.
  18. Het bestuur is bevoegd aan ieder gast- of kandidaatslidmaatschap terstond een einde te maken, alsmede een termijn te bepalen, binnen welke dezelfde persoon niet andermaal zal kunnen worden geaccepteerd, op grond van houding of gedragingen van betrokkene of andere voor het bestuur relevante redenen.
  19. Het begrip 'Lid' in de zin van Art. 4 van de Statuten wordt als volgt uitgelegd: 
    - contributiebetalende sportbeoefenaren 
    - trainers (als zodanig geregistreerd bij het bestuurslid baanatletiek resp. wegatletiek) 
    - bestuursleden 
    - commissieleden (officieel door het bestuur of ALV aangesteld) 
    - juryleden 
    - betaalde medewerkers (terreinbeheerder, vrijwilligerscoördinator) 
    - ereleden (mits nog betrokken bij AV´40)
  20. De personen in volgende categorieën hebben een relatie met de vereniging maar zijn geen lid in de zin van artikel 4 van de statuten:
    - ouders van kinderen die lid zijn
    - donateurs
    - vrijwilligers buiten de officiële commissies (ad hoc vrijwilligers)
    - ereleden (niet meer actief betrokken bij AV´40)
    - huurders
    - deelnemers aan evenementen of cursussen
    - assistenten tijdens evenementen
    - introducés
    - gastleden
    - kandidaat-leden
    - deelnemers op proef
    - bedrijven
    - sponsors
    Om praktische redenen kunnen deze personen geregistreerd worden in de ledenadministratie. Zij krijgen dan een administratief kenmerk om het onderscheid met een officieel lid te maken.
  21. De bestuursleden zien erop toe dat vrijwilligers die ook lid dienen te zijn van de Atletiekunie, ook daadwerkelijk worden ingeschreven.
  22. Adreswijzigingen dienen schriftelijk of per mail aan de ledenadministratie van de vereniging te worden gemeld.
  23. Opzegging van het lidmaatschap moet uiterlijk één maand voor het einde van het kwartaal schriftelijk of per mail aan de ledenadministratie worden gemeld.
  24. Van een geldige opzegging is pas sprake zodra een bericht van uitschrijving is teruggestuurd door de ledenadministratie.
  25. Op voorstel van het bestuur kan de ALV een lid wegens zijn of haar bijzondere verdiensten voor de vereniging het predikaat "erelid" verlenen.
  26. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata van de leden op een door de Atletiekunie aan te geven wijze zijn opgenomen.
  27. Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als lid worden toegelaten tevens worden aangemeld bij de Atletiekunie.
  28. De vereniging en de Atletiekunie kunnen, voor zover uit de statuten van de vereniging onderscheidenlijk van  de Atletiekunie niet het tegendeel voortvloeit, ten behoeve van de leden rechten bedingen. De vereniging kan in een voorkomend geval ten behoeve van een lid nakoming van bedoelde rechten en schadevergoeding vorderen, tenzij het lid het bestuur schriftelijk mededeelt het bestuur daartoe niet te machtigen.
  29. Het is leden van de vereniging en van de Atletiekunie niet toegestaan deel te nemen aan of betrokken te zijn bij atletiekevenementen, die niet door of met toestemming van de Atletiekunie worden georganiseerd. 

    Straffen / boeten
  30. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in strijd is met de wet, dan wel met de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
  31. Tevens zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in strijd is met de statuten, reglementen, en/of besluiten van organen van de Atletiekunie, alsmede met de door de Atletiekunie van toepassing verklaarde wedstrijdbepalingen of waardoor de belangen van de Atletiekunie dan wel van de atletieksport in het algemeen worden geschaad.
  32. Daargelaten de bevoegdheid van de Atletiekunie om overtredingen, als bedoeld in art 30, te bestraffen, is het  bestuur bevoegd om overtredingen te bestraffen.
  33. Van een door het bestuur opgelegde straf kan de betrokkene in beroep gaan bij de ALV, met inachtneming van het in art. 37 van dit reglement bepaalde.
    a. In geval van een overtreding, als bedoeld in art. 29, kunnen door de vereniging de volgende straffen worden opgelegd:
       - berisping
       - boete tot een maximum van € 50,-
       - schorsing
       - royement (ontzetting uit het lidmaatschap)
    b. Een lid kan niet worden gestraft dan nadat hem de gelegenheid is geboden zich te verdedigen tegen  de tegen hem ingebrachte beschuldiging. Een opgelegde straf wordt
        schriftelijk aan het lid medegedeeld. In spoedeisende gevallen kan het bestuur de beslissing mondeling aan het lid mededelen.
    c. Van het opleggen van een straf wordt, indien het bestuur dat noodzakelijk acht, via de website mededeling gedaan.
  34. Een schorsing kan ten hoogste voor de duur van één jaar worden opgelegd. Gedurende de periode dat een lid is geschorst, kunnen de aan het lidmaatschap verbonden rechten niet worden uitgeoefend, met uitzondering van het recht om in beroep te gaan.
  35. Royement kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of  besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
  36. Nadat het bestuur tot royement heeft besloten, wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk door middel van een aangetekende brief en met opgave van de reden(en) van het besluit in kennis gesteld.
  37. Van een door de vereniging opgelegde schorsing of royement kan de betrokken binnen een maand na ontvangst van deze kennisgeving van het bestuur in beroep gaan. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. 

    Donateurs
  38. De vereniging kent naast leden donateurs.
  39. Donateurs zijn die natuurlijke- of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde minimum bijdrage te storten.
  40. Donateurs hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de statuten zijn toegekend of opgelegd.
  41. De rechten of verplichtingen van donateurs kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft.
  42. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur. 
  43. Leden hebben het recht voorstellen op de agenda van een ALV te doen plaatsen. Zij dienen dit voorstel schriftelijk of via de mail tenminste zeven dagen vóór de ALV in bij het bestuur, via het secretariaat van de vereniging.
  44. Over punten die niet op de agenda zijn geplaatst conform het vorige artikel, kan de ALV na stemming wel spreken, maar geen beslissing nemen.
  45. In aansluiting op art. 14 van de statuten geldt, dat ieder voorstel afzonderlijk in stemming wordt gebracht. Is meer dan één voorstel betreffende hetzelfde onderwerp op reglementaire wijze ingediend, dan wordt het voorstel dat naar oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, het eerst in stemming gebracht.
  46. Alle leden hebben recht van amendement betreffende punten die op de agenda staan. Amendementen en subamendementen moeten door tenminste tien leden worden voorgesteld en schriftelijk bij de voorzitter tijdens de vergadering worden ingediend.
  47. Men wordt eerst dan geacht ter vergadering aanwezig te zijn, als men de presentielijst heeft getekend.

    Geldmiddelen
  48. In aansluiting op art. 11 van de statuten zijn de leden contributieplichtig vanaf de datum van inschrijving als (gast)lid van de vereniging.
  49. Ontslag van contributieplicht geldt statutair alleen voor ereleden.
  50. Voor vrijwilligers die naast hun functie geen sportbeoefenaar zijn wordt de contributie op nul gesteld. De lidmaatschapsbijdrage aan de Atletiekunie wordt, indien vereist, door de vereniging voldaan.
  51. Het bestuur stelt de hoofdtrainers aan en houdt hiervan een register bij.
  52. De contributie van een gastlid wordt gelijkgesteld aan die van een recreant.
  53. Nieuwe leden dienen naast de contributie een inschrijfgeld te betalen. Deze wordt vastgesteld door de ALV.
  54. De contributie dient vooruit betaald te worden.
  55. De verschuldigde contributie dient per automatisch incasso te worden voldaan op de daarvoor door de penningmeester aangewezen bank- of girorekening van AV'40.
  56. Na betalingsachterstand van zes weken volgt nog tweemaal een aanmaning. Na zes maanden betalingsachterstand volgt royement. In aansluiting op art. 11 van de statuten is het bestuur bevoegd in bijzondere gevallen, zulks ter beoordeling van het bestuur, vrijstelling of vermindering van contributie toe te staan.
  57. Het bestuur mag zonder toestemming van de ALV geen geldleningen sluiten, waarbij de vereniging gebonden wordt voor een totaalbedrag van boven de € 5000 per kalenderjaar. 
  58. De penningmeester is gerechtigd onkosten vergoedingen uit te keren tot € 1000. 
  59. Alle incidentele door de penningmeester te verrichten betalingen boven een bedrag van € 5.000 dienen aantoonbaar te zijn voorzien van akkoord van één van de andere leden van het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester), alvorens tot betaling kan worden overgegaan. Incidentele betalingen van boven de €1.000 dienen aantoonbaar te zijn voorzien van akkoord van zowel de penningmeester als de administrateur.

    Clubblad en website
  60. De vereniging heeft een website: www.AV40.nl. De website valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur kan hierop te allen tijde artikelen plaatsen die haar dienstig voorkomen.
  61. Het clubblad "Spikes" kan jaarlijks verschijnen en valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. De redactie bestaat uit minimaal twee meerderjarige leden.

    Wedstrijden
  62. Leden die aan wedstrijden deelnemen zijn verplicht uit te komen in het wedstrijdtenue van de vereniging.
  63. Het bestuur is gerechtigd voor wedstrijden en/of prestatielopen inschrijfgelden te vragen, die per evenement verschillend kunnen zijn.
  64. De wedstrijdsecretariaten (uit en thuis) regelen voor Atletiekunie-licentiehouders de inschrijvingen voor wedstrijden. De wedstrijdsecretariaten ressorteren onder het bestuur.

    Evenementen
  65. Een evenement kan alleen worden gehouden onder de naam van de vereniging na goedkeuring  van het  bestuur. Het bestuur is bevoegd aanwijzingen te geven bij de organisatie en een bestuurslid aan te wijzen in het organisatiecomité.

    Wijziging van het huishoudelijk reglement
  66. Wijzigingen of aanvullingen van dit reglement moeten door de ALV worden goedgekeurd met een meerderheid van tenminste tweederde van de totaal uitgebrachte stemmen.
  67. In gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, of indien er verschil van mening bestaat over de toepassing van enig artikel daaruit, beslist het bestuur. 

AV´40 verklaart hierbij het Huishoudelijk Reglement van toepassing,
zoals besloten op de Algemene Leden Vergadering d.d. 9 april 2018, te Delft.