Wat zijn de statuten?

De statuten zijn het belangrijkste document van onze vereniging. Ze bevatten de grondregels van onze vereniging en zorgen ervoor dat de vereniging een juridische rechtspersoon is. De statuten zijn opgesteld door een notaris. Deze akte is ook gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Je kunt de statuten een beetje beschouwen als de grondwet van onze vereniging.

 

Wat is het huishoudelijk reglement?

Het huishoudelijk reglement, afgekort als HR, is een aanvulling op de statuten. Het bevat concretere en meer praktische regels die we hebben afgesproken binnen onze vereniging. Ze ondersteunen zo de statuten. Het HR is wel ondergeschikt aan de statuten, maar het HR hoeft bijvoorbeeld niet door een notaris te worden opgesteld of geregistreerd te worden. 

 

Waarom moeten de statuten worden gewijzigd?

Onze statuten zijn verouderd. De huidige versie van onze statuten is gemaakt in 1995 en inmiddels is er nieuwe wetgeving bij gekomen waaraan we moeten voldoen. De Wet Toezicht Bestuur en Rechtspersonen (WBTR) is hiervan de belangrijkste. Verder voldoen onze statuten ook niet meer helemaal aan de eisen van de Atletiekunie en zijn we door hen verzocht om de statuten te vernieuwen.

 

Wat is de WBTR?

De Wet Toezicht Bestuur en Rechtspersonen is aangenomen in 2021 en stelt specifieke eisen aan statuten om de kwaliteit van het bestuur te verbeteren. De aansprakelijkheid voor bestuurders is verbreed, maar door nieuwe eisen worden onoplettendheid en eventuele belangenverstrengelingen voorkomen. Ook zijn er nieuwe regels als bestuurders onverhoopt hun taak niet kunnen uitvoeren. Vernieuwing van de statuten is echter niet alleen nodig voor het bestuur. We moeten simpelweg aan de wet voldoen.

 

Waarom moet het huishoudelijk reglement worden gewijzigd?

Dit is geen wettelijke eis, maar wel gewenst. Het huidige HR is niet geheel in lijn met de huidige statuten en zeker niet met de nieuwe statuten. Kort gezegd moet het HR opnieuw gesynchroniseerd worden met de statuten. Het is dan ook vooral een opschoonactie. Verder hebben we ook voor het HR diverse aanbevelingen van de Atletiekunie meegenomen, zodat we meerdere zaken in een slag kunnen vernieuwen. 

 

Hoe zijn jullie te werk gegaan?

We hebben het wiel niet opnieuw uitgevonden. Gelukkig hebben we veel hulp gehad van de Atletiekunie, die goede voorbeelden heeft van statuten en een HR. De modelstatuten hebben we vrijwel volledig overgenomen en ook voor het HR hebben we veel van het voorbeeld van de Atletiekunie overgenomen. Uiteraard hebben we hierbij gekeken of deze aansluiten bij onze huidige statuten en HR.

 

Wat zijn de belangrijkste veranderingen in de statuten?

Een aantal nieuwe, wettelijk verplichte, artikelen zijn opgenomen voor goed bestuur. Al deze nieuwe artikelen volgen uit de WBTR. 

 

Verder hebben we nieuwe artikelen voor Sancties en Donateurs toegevoegd. Deze staan momenteel in het HR, maar het voorstel is om deze naar de statuten over te plaatsen. Dit is ook in lijn met de modelstatuten van de Atletiekunie. Een optioneel artikel, dat genoemd wordt in de modelstatuten, is het hebben van een tuchtcommissie. We hebben ervoor gekozen om dit niet te implementeren voor AV’40, onder meer omdat dit tot een verdere vraag leidt naar vrijwilligerswerk.

 

Een kleine maar belangrijke verandering is de vertegenwoordiging door het bestuur. Momenteel is alleen de voorzitter samen met de penningmeester of secretaris bevoegd om gezamenlijk te handelen namens de vereniging, bijvoorbeeld voor de aanschaf van goederen/diensten of het aangaan van contracten. In de nieuwe statuten wordt dit veranderd naar twee (niet specifieke) bestuursleden, wat meer flexibiliteit geeft bij het besturen van de vereniging.

 

De overige veranderingen zijn minimaal en bestaan vooral uit een hernummering van de artikelen, ook omdat het eerste artikel in de nieuwe statuten nu definities bevat.

 

Wat zijn de belangrijkste veranderingen in het huishoudelijk reglement?

Het gaat hierbij vooral om een opschoonactie en het opnieuw synchroniseren met de nieuwe statuten. Artikelen over sancties en donateurs zijn bijvoorbeeld eruit gehaald, omdat ze worden opgenomen in de statuten. Daarnaast hebben we ook hier het voorbeeld HR van de Atletiekunie toegepast en een aantal nieuwe artikelen toegevoegd, onder meer voor het functioneren van het bestuur en voor de status van ereleden en leden van verdienste.  Er zijn geen grote veranderingen toegepast ten opzichte van het huidige HR. Alle huidige regels blijven dus overeind.

 

Wat betekent het voor mij als lid?

In praktijk waarschijnlijk niets. Onze interne regels, afspraken en principes van de vereniging veranderen niet. Wel wordt het beter opgeschreven, en belangrijker, in lijn gebracht met nieuwe vereisten aan de wetgeving. Ook voor het bestuur verandert er in praktijk weinig, al zal er meer aandacht zijn voor belangenconflicten die eventueel kunnen spelen tijdens het nemen van besluiten.

 

Wordt de verplichting voor vrijwilligerswerk ook opgenomen in het HR?

Dit is wel het voorstel van het bestuur. Maar in tegenstelling tot alle andere vernieuwingen, is dit wel een aparte toevoeging op het HR. Met andere woorden: dit is een nieuw artikel. Daarom wordt dit onderwerp op de ALV apart besproken en ook apart in stemming genomen. Het is dus geen onderdeel van de vernieuwing van statuten en HR.

 

Hoe ziet de procedure voor wijziging eruit?

De voorstellen voor de nieuwe versies van de statuten en HR worden elk apart besproken en in stemming gebracht tijdens de ALV. Er is echter wel een groot verschil tussen de statuten en het HR.

 

De procedure voor wijziging van de statuten is namelijk vastgelegd in onze huidige statuten. Net als bij een grondwetswijziging, hebben we hier ook een ⅔ meerderheid van onze leden voor nodig. Nog belangrijker is dat er ook voldoende leden aanwezig zijn tijdens de ALV, want er geldt ook een zogenaamde quorum verplichting. Minimaal ⅔ van de leden dient namelijk aanwezig te zijn om te kunnen stemmen voor het voorstel.

 

We roepen dan ook ieder lid op om bij de ALV aanwezig te zijn. Maar we zijn ook realistisch en achten de kans groot dat we het quorum niet halen tijdens de ALV op 25 maart 2024. De stemming wordt dan verplaatst naar een nieuwe ALV, die wordt gepland binnen 4 weken na de reguliere ALV. Tijdens deze speciale ALV wordt hetzelfde agendapunt van statutenwijziging in behandeling genomen en opnieuw in stemming gebracht. Er is hier dan nog altijd een ⅔ meerderheid vereist van stemmen, maar de quorum verplichting komt te vervallen.

 

De procedure voor het wijzigen van het HR is eenvoudiger. Er is hier ook een ⅔ meerderheid voor nodig, maar er bestaat geen quorum verplichting. Wel is het zo dat een wijziging van het HR weinig zin heeft als de statuten niet worden aangepast. Daarom wil het bestuur ook de stemming voor aanpassing HR pas houden als de nieuwe statuten zijn goedgekeurd. Dit gebeurt dan officieel ook pas in de extra ALV die wordt uitgeroepen na de reguliere ALV van 25 maart 2024.

 

Er is een notaris betrokken?

Jazeker. Onze statuten zijn een officieel document en een notaris is vereist om deze vast te leggen. We werken samen met notaris Hekkelman in Nijmegen. Dit lijkt ver weg (en dat is ook zo), maar dit kantoor heeft ook de modelstatuten opgesteld voor de Atletiekunie en is dus bekend met atletiekverenigingen. Dit werkt voor ons het meest efficiënt, ook qua kosten.

 

De notaris heeft al een conceptakte opgesteld voor onze nieuwe statuten. Deze zijn inmiddels ook al goedgekeurd door de Atletiekunie en ook het bestuur heeft akkoord op dit concept gegeven. Deze conceptakte is ook een officieel stuk voor de ALV. De volgende stap is goedkeuring door de ALV. De notaris houdt ook toezicht op deze procedure. Als de ALV de conceptakte heeft goedgekeurd (waarschijnlijk dus pas tijdens de extra ALV), dan zal de notaris de officiële akte opmaken en dan pas zijn onze nieuwe statuten van kracht. De nieuwe statuten zullen we dan publiceren op de website en ook deponeren bij de Kamer van Koophandel.

 

Waar kan ik de stukken vinden?

Alle stukken zijn beschikbaar op onze website, maar je zult hiervoor wel moeten inloggen (rechtsboven via e-mailadres). Om de verschillen tussen huidige en nieuwe documenten toe te lichten, hebben we zowel voor de statuten en het HR een apart document gemaakt.

 

Waar kan ik terecht voor verdere vragen?

Stel je vraag door te mailen naar secretaris@av40.nl. We geven graag verdere toelichting en horen uiteraard graag jullie feedback.