Privacyverklaring

Dit is de Privacyverklaring van de Delftse atletiekvereniging AV’40. Hierin staat hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Volgens de Europese wet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zijn wij verplicht dat met jullie te delen. In ons verwerkingsregister staat welke gegevens we waarvoor gebruiken. In deze Privacyverklaring staat hoe we dat doen.

 

Verwerken van persoonsgegevens

Wanneer iemand zich aanmeldt voor de diensten van atletiekvereniging AV’40, vragen we om persoonsgegevens. Als we de persoonsgegevens via een derde in plaats van rechtstreeks via de betrokkene hebben gekregen (bijvoorbeeld in het geval van een ouder voor zijn/haar kind) dan houden we ook bij van welke bron de gegevens afkomstig zijn. Deze gegevens slaan we op in ons ledensysteem en gebruiken we alleen om onze diensten aan leden te kunnen leveren. Vrijwilligers en trainers kunnen inloggen in dat systeem via de website om vervolgens persoonsgegevens te benaderen die zij nodig hebben voor die dienstverlening. Elke vrijwilliger of trainer van AV’40 heeft een geheimhoudingsplicht en mag deze gegevens alleen voor die dienstverlening gebruiken. Wij delen de gegevens van onze leden met de Atletiekunie voor het lidmaatschap daar en voor het uitleveren van de lidmaatschapskaart en met de systeembeheerder van het ledensysteem. Verder met geen enkele andere derde.

Gegevensopslag en -verwerking in ledensysteem 

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van een systeem dat door verenigingen in het hele land gebruikt wordt en die de landelijke wet- en regelgeving over bijvoorbeeld bewaartermijnen hanteert. De leverancier van het systeem heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met de vereniging. Daarin staat aan welke afspraken de leverancier van het systeem zich moet houden. Zoals het versleutelen van bestanden ("encryptie"), het regelmatig doen wijzigen van wachtwoorden, of het regelmatig maken van back-ups.

Het bijhouden van de autorisaties in het systeem; wie kan welke informatie zien, houden we apart bij. Daarbij hanteren we de regel dat gebruikers van het systeem alleen die gegevens mogen zien die ze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Binnen AV’40 zijn er beheerders van het systeem, zij houden die autorisaties bij.

Gegevensopslag en -verwerking voor emails over de Houtloop

Voor mailings over de uitslagen van de Houtloop gebruiken we een maillijst, opgeslagen in het Google-adresboek van info@av40.nl en houtloop@av40.nl. Iedereen die dit krijgt heeft zich vrijwillig aangemeld en in elk mailtje staat hoe je je kan afmelden. Je wordt dan direct uit het adresboek verwijderd. Het adresboek wordt bijgehouden door de beheerder van het e-mailadres info@av40.nl.

Foto's

Tijdens trainingen, wedstrijden en andere evenementen kunnen foto's worden gemaakt die door de vereniging, deelnemers of toeschouwers op internet en social media kunnen worden gezet. Voor foto's die beschikbaar zijn via de website of facebookpagina van AV'40 of Axie geldt dat we een foto direct verwijderen als degene die er op staat (of één van de ouders) daarom verzoekt.

Overige opslag 

Een aantal trainers heeft een WhatsApp-groep aangemaakt voor zijn groep. Dit is een methode om te communiceren die de vereniging toestaat, mede omdat elk groepslid op ieder moment zelf die groep kan verlaten als hij/zij dat wil. Alle andere opslag van gegevens staan wij niet toe.

Vragen, klachten of een datalek

Neem contact op met info@av40.nl:

  • als je vragen hebt over de inhoud van deze verklaring of over andere zaken die AV’40 betreffen.
  • als je als verenigingslid een verzoek wil indienen tot inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens.
  • als je wilt dat een foto van de website of van de Facebookpagina van AV'40 of Axie wordt verwijderd.
  • als je constateert dat regels uit deze verklaring geschonden worden, wat mogelijk kan leiden tot een datalek. Wij hebben namelijk de plicht om risicovolle datalekken tijdig te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de persoon om wiens persoonsgegevens het datalek gaat. Blijkt een datalek achteraf ten onrechte niet tijdig te zijn gemeld, dan kunnen wij een fikse boete krijgen. Overigens heeft iedereen het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

Delft, 25 mei 2018