Voorzitter Ferry Konter voorzitter@av40.nl

De afgelopen periode heb ik actief meegeholpen met de organisatie van het jubileumfeest. Wat een mooie dag is het geweest! Goed weer, mooie opkomst en zeer geslaagd dankzij de inzet van veel vrijwilligers (vanuit alle groepen van AV’40). Daarnaast heb ik contact met de gemeente en andere organisaties over de mogelijke komst van 88 flexwoningen naast onze baan. Onze inzet is uiteraard dat we kunnen blijven sporten zoals we dat nu doen (zonder beperkingen). Voor wat betreft veiligheid zijn er grote stappen gemaakt. De website is volledig aangepast en er ligt een concept veiligheidsplan dat we willen voorleggen aan de ALV. Daarnaast zijn de vertrouwenscontactpersonen van AV’40 en Dodeka nu 1 geheel en gaan meerdere leden de opleiding doen voor VCP in september. Ook is er nu een meldingsformulier voor incidenten tijdens trainingen op de website. Ook heb ik intensief contact en overleg met zowel Dodeka als Axie. Om hen te ondersteunen bij alle mooie activiteiten die ze doen voor de club en voor Dodeka ook het beleid dat ze voeren als ondervereniging.

Secretaris Ruben van Leeuwen secretaris@av40.nl

Na de ALV ben ik direct aan de slag gegaan met het uitwerken van de notulen, die nu op onze website zijn gepubliceerd. Naast de overdracht van werkzaamheden en kennismaking met de diverse vrijwilligers binnen de vereniging, ben ik bezig geweest met verschillende administratieve taken. Ik heb het nieuwe bestuur ingeschreven in de registers van de Kamer van Koophandel en heb geholpen met diverse vergunningsaanvragen. Ik heb ook kennisgemaakt met onze contactpersonen bij de gemeente Delft en ben met Ferry betrokken bij de eventuele plaatsing van de flexwoningen. Tijdens een goede bijeenkomst van de Atletiekunie heb ik gesproken met andere verenigingen in de regio. Verder ben ik ingedoken in onze statuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). Voor de verantwoordelijkheid van het bestuur is dit belangrijk, maar we moeten onze statuten binnenkort ook vernieuwen door nieuwe vereisten vanuit regelgeving. Ons HR kan ook een update gebruiken. Met Maurice en Thomas Albers zijn we hiervoor een werkgroep gestart. We willen de voorstellen voor vernieuwing tijdens de extra ALV in oktober aan de leden voorleggen.

Penningmeester Bart Groeneveld penningmeester@av40.nl

Bij de ALV zijn de begroting en investeringen voor 2023 goedgekeurd. Daarmee ben ik daarna aan de slag gegaan. Verschillende investeringen zijn ondertussen gedaan, m.b.t. de verduurzaming van het clubgebouw en in verschillende materialen zoals de elektronische tijdwaarneming. De overige zijn we als bestuur nog mee bezig. Verder heb ik me de afgelopen maanden, naast de overdracht van bepaalde taken aan andere bestuursleden, vooral beziggehouden met de lopende zaken van de penningmeester. Voornamelijk het coördineren van de verhuur maar ook het verzamelen van de trainersvergoedingen. Dat laatste is het afgelopen jaar niet goed gegaan, vanwege allerlei redenen liep dat niet goed. Dat willen we als bestuur echt gaan verbeteren dus kijken we nu hoe we dit proces kunnen optimaliseren zodat de uitbetaling van trainersvergoedingen sneller gaat. De komende tijd ga ik samen met Maurice, onze administrateur, onder andere aan de slag met het verbeteren van het inzicht in onze financiële administratie voor de kascommissie en het afsluiten van een vast energiecontract. Mocht je vragen hebben over financiële zaken binnen AV'40, stuur mij dan gewoon een mailtje!

Baanatletiek Sander van Bleijswijk baanatletiek@av40.nl

Er is een inventarisatie gedaan naar de uitdagingen die er liggen binnen de baanatletiek. Daarvoor is ook een evaluatie uitgevoerd met de coördinatoren, die sinds november 2022 zicht houden op de gang van zaken. Daaruit kwamen een aantal belangrijke onderwerpen op tafel, waaronder bezetting, opleidingen en vergoedingen. De komende periode ligt de focus op het verder faciliteren van de coördinatoren in de belangrijke rol, die zij hebben voor het functioneren van de baanatletiek. Het werven van trainers heeft een top prioriteit, zodat onze leden ook komend seizoen kunnen genieten van een gevarieerd aanbod in trainingen. Zo ook het opzetten van een technische commissie met Maurice van de wegatletiek om de kwaliteit van trainingen, wedstrijden en materialen verder te verbeteren naar de toekomst.

Wegatletiek Maurice Mol wegatletiek@av40.nl

De weg-trainers hebben hun maandelijks overleg weer opgepakt, daarin bespreken ze hoe het gaat in de verschillende groepen, wat eraan gaat komen, het kwartaal schema voor de trainingen en andere lopende zaken. Na de goedkeuring van de begroting in de ALV gaan ze ook zelf weer vakinhoudelijke trainingen volgen. Zo gaan er 2 trainers de opleiding TrailRunningTrainer-basis (TRT1) volgen omdat de groep atleten die graag willen trailen steeds groter wordt, en we de trail trainingen een vast onderdeel van de wegatletiek trainingen willen laten worden. Ik ga samen met Sander een opzet maken voor de technische commissie voor baan- en wegatletiek. De technische commissie zal verantwoordelijk worden voor het opzetten, uitvoeren en bewaken van het training-technisch en training-inhoudelijk beleid van onze vereniging.  Tenslotte ben ik bezig met het herzien van onze statuten en huishoudelijk reglement, beide zijn aan een opfrisbeurt toe.

Organisatie Ap Post organisatie@av40.nl

De afgelopen periode ben ik bezig geweest met het inventariseren van het aantal vrijwilligers-commissies, het aantal vrijwilligers,het aantal vrijwilligers-uren. Gesprekken gevoerd met huidige coördinatoren om inzicht te krijgen in de benodigde vrijwilligerstaken. Heb ook een goed gesprek gehad met het bestuur van Dodeka over het mogelijke nieuwe vrijwilligersbeleid en zij willen daar ook graag bij meedenken en meehelpen.  Er is een eerste opzet gemaakt voor een nieuw vrijwilligersbeleid . Hierbij ben ik, en word ik nog steeds, geweldig geholpen door verschillende mensen binnen de club. Ik ben in de afrondende fase van een meerjaren onderhoudsplan voor de gebouwen en een deel van het terrein. Voor diverse werkzaamheden zijn offertes aangevraagd. Helaas is door veel , tijdrovende zaken, het multifunctionele gebouw een beetje naar achteren geschoven. Wel wil ik deze zomer, samen met Sander van Bleijswijk, bij AV Lisse en AV Haarlemmermeer op bezoek om naar hun oplossing voor een multifunctioneel gebouw te gaan kijken. Misschien dat dit tot een makkelijkere en goedkopere oplossing kan leiden.

Communicatie Jasper van Meeuwen communicatie@av40.nl

Als we het hebben over communicatie dan hebben we het in de basis over de informatie, die je de ander wil brengen en wat dat voor reactie (impact) oplevert. De dialoog die daaruit ontstaat stelt ons in staat om te leren. Om dit goed te kunnen doen, is het van groot belang om te weten met wie je te maken hebt en hoe je ervoor kan zorgen dat de informatie ook goed overkomt. Voor een vereniging als AV’40 betekent dit dat je rekening moet houden met veel verschillende doelgroepen met verschillende wensen en behoeften. In de afgelopen weken is gewerkt aan het in kaart brengen van wie al deze groepen zijn. Hoe ze met elkaar verbonden zouden moeten zijn. Hoe zij elkaar informeren met welke communicatiemiddelen. Is dat bijvoorbeeld via de mail, de website of misschien wel via een Whatsapp berichtje. Hier gaan we allen in de nabije toekomst profijt van hebben met dat de informatie vollediger en tijdiger gedeeld kan worden. De komende maanden werken we dit verder uit en zullen ook stappen worden gezet om een redactie op te zetten. Vind je het leuk om bijvoorbeeld af en toe verslag te doen van een evenement of ontwikkelingen in de vereniging, dan kun je mij alvast een mailtje sturen.

Fijne vakantie. 

Bestuur AV’40