Algemeen
Voordat we elk bestuurslid aan het woord laten willen we eerst stil staan bij een onderwerp waar we tijdens de ALV over gesproken hebben, namelijk het multifunctioneel gebouw (MFG).

Tijdens de ALV was er het plan opgevat om een extra ALV in te lassen later in het jaar om meer details prijs te gegeven over het MFG. Dit om het voor leden inzichtelijker te maken, wat de investering de leden oplevert, zodat daarover gestemd zou kunnen worden of we dit moeten doorzetten. 

Daarom is er in de afgelopen maanden flink wat onderzoek gedaan naar de mogelijkheden voor een multifunctioneel gebouw. Zo zijn er bezichtigingen geweest bij andere verenigingen om te zien hoe zij zo’n gebouw hebben gerealiseerd. Ook is navraag gedaan of er überhaupt vanuit de gemeente de vergunning verleend kan worden. Desondanks zijn we helaas nog niet zover om concrete plannen te delen en hebben we meer tijd nodig.

Om jullie wel mee te nemen in waar we nu staan is er een informatieavond gepland op 8 december, waar we uitleg zullen geven. Deze avond zullen we ook stil staan bij de nieuwe statuten, waar we op 4 maart 2024 een ALV voor zullen plannen.

Hieronder de agenda voor de komende periode, welke hieronder door de verschillende bestuursleden verder toegelicht zullen worden:

Agenda (exacte tijden volgen nog)

• WhatsApp communities migratie 6 november
• Informatie avond Technische Commissie 20 november
• Leden informatieavond MFG + Statuten 8 december
• ALV - Statuten 4 maart
• ALV - Regulier 25 maart

Voorzitter Ferry Konter voorzitter@av40.nl
Nu ik een half jaar voorzitter ben begin ik te merken dat een aantal vaste zaken iedere week wat tijd vergen. Vaste overleggen met een aantal groepen en daarnaast ad hoc zaken waar contact over is met de betreffende commissie of 1 van de andere bestuursleden. Daardoor ben en blijf ik wel betrokken en op de hoogte van zaken die spelen.

Als voorzitter heb ik meegedacht over het jaarplan van de Atletiekunie voor 2024 en gesproken met andere verenigingen en de gemeente over de mogelijke komst van flexwoningen. Als bestuur geven we prioriteit aan het werven en behouden van vrijwilligers en trainers en op beide onderwerpen wordt goede voortgang geboekt. Dat betekent wel dat we op andere vlakken minder voortgang hebben kunnen maken; bijvoorbeeld richting het multifunctionele gebouw. Qua veiligheid loopt er een groot project voor het hernieuwen van alle VOG (verklaring omtrent gedrag) voor alle baantrainers ouder dan 16 jaar. Op dit moment hebben we bijna 70% al ontvangen en werken we door naar de 100%. Vanuit mijn ervaring als trainer en opleider werk ik ook mee aan de opzet van de Technische Commissie.

Secretaris Ruben van Leeuwen secretaris@av40.nl
Naast de werkzaamheden als secretaris rondom de bestuursvergaderingen ben ik momenteel vooral bezig met de vernieuwing van onze statuten in een werkgroep met Maurice en Thomas. We moeten de  “grondwet” van de vereniging aanpassen om te voldoen aan nieuwe regelgeving. We hebben inmiddels een notaris gevonden die ons hierbij gaat helpen. Het proces gaat nog even duren omdat we instemming nodig hebben van de ALV, maar het moet uiteraard zorgvuldig voorbereid worden. We willen tegelijkertijd ook ons Huishoudelijk Reglement vernieuwen. We zullen deze plannen verder toelichten aan alle leden tegen het einde van dit jaar op 8 december. De goedkeuringsprocedure zal starten in het voorjaar 2024, namelijk 4 maart.

Daarnaast ben ik bezig geweest met diverse vergunningen en gemeentezaken en ben ik in contact met onze buren van Buitensport Durf om te kijken of hun survivalparcours een aftakking kan krijgen op de rand van ons terrein. 

Penningmeester Bart Groeneveld penningmeester@av40.nl
De afgelopen zomermaanden stond vooral in het teken van de vele sportdagen, een mooie extra inkomstenbron voor de vereniging! Verder zijn er natuurlijk weer contributies geïnd en zijn de trainersvergoedingen (bijna) allemaal uitbetaald ondertussen. Helaas is daar weer erg veel tijd overheen gegaan en dat moeten we in januari echt beter gaan doen.

Verder wordt het weer winter en daalt de temperatuur, let er dus allemaal op dat je deuren achter je dicht doet zodat de warmte in de gebouwen niet verdwijnt en we daardoor extra stookkosten maken! We hebben wel sinds oktober een vast energiecontract dus zullen deze winter niet verrast gaan worden door verder stijgende energieprijzen. Gelukkig hebben de zonnepanelen tot nu toe alweer meer dan 13.500 kWh opgeleverd, op de ALV zal ik een overzicht laten zien wat dit sinds de installatie in 2020 bespaard heeft.

De laatste investeringen van 2023 zijn ondertussen gedaan en de komende tijd zal ik aan de slag gaan met de begroting voor 2024 en bij de leden informeren welke investeringen zij graag zien komend jaar. Ook zal de kascommissie benaderd gaan worden voor de jaarlijkse controle van de financiële administratie.

Als laatste nog de mededeling dat ik bij de ALV van begin 2024 het stokje wil gaan overdragen aan een volgende penningmeester. Lijkt het jou leuk om je op financieel gebied in te zetten voor AV’40? Mail mij dan daarover! Op de website staat meer informatie over welke taken je als penningmeester oppakt: https://www.av40.nl/index.php?page=838&sid=1 

Baanatletiek Sander van Bleijswijk baanatletiek@av40.nl
Nu het baanseizoen voorbij is, blikken we terug op een succesvolle periode met geweldige prestaties tijdens de clubkampioenschappen, 20-kamp, competities en het NK estafette, waarover je al het nodige op de website kon lezen.

In de tussentijd is er hard gewerkt aan een team dat tijdens onze thuiswedstrijden de elektronische tijdwaarneming (ET) kan verzorgen, zodat we niet meer afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van derden. We kunnen met gepaste trots melden dat na het nodige proefdraaien nu een team is geformeerd onder leiding van Linda van Berkel.

Daarnaast is er een aanzet gedaan voor een Technische Commissie die de kwaliteit van het aanbod bij AV’40 zal borgen. Heb je interesse om mee te denken dan ben je van harte welkom tijdens onze informatieavond op 20 november.

Een onderwerp waarvan we hopen dat het ooit tot het minimum wordt beperkt, is het verkleinen van wachtlijsten. We verwachten dat AV’40 vanaf november weer flink wat nieuwe leden kan verwelkomen. Omdat te realiseren zijn we momenteel druk bezig om alle trainers aan boord te houden en te krijgen voor aankomend winterseizoen.

Wegatletiek Maurice Mol wegatletiek@av40.nl
De Houtlopen zijn weer gestart! Op elke eerste zondag van de maand (met uitzondering van de maanden juli en augustus) wordt de loop door de Delftse Hout weer georganiseerd door AV’40. Naast de 5 en 10 km is er ook een 1 km jeugdloop op de baan. De eerstvolgende Houtloop is op zondag 5 november. Een aantal AV’40 weg-atleten heeft meegedaan aan de Zevenheuvelen trail. Ondanks de regen was het een leuke dag, met afgelegde afstanden van 14, 21, 28 en zelfs 56 km!

Er is ook weer een beginnerscursus gestart. Op 10 zaterdagochtenden worden startende hardlopers begeleid door onze weg-trainers om hun eerste schreden te maken op hardloopgebied. Ze krijgen persoonlijke trainingsschema’s en begeleiding en trainen in groepsverband. 

Een groep wegatleten is gestart met de voorbereiding voor de Zevenheuvelenloop in november, en daarbij wordt de inmiddels befaamde Brienenoordbrug training niet vergeten.

In november gaat een aantal weg-trainers naar de looptrainersdag van de Atletiekunie om  nieuwe kennis en inspiratie op te doen die ze dan vervolgens weer in hun trainingen kunnen gaan toepassen.

Organisatie Ap Post organisatie@av40.nl
De afgelopen periode ben ik bezig geweest met het opzetten van het nieuwe vrijwilligersbeleid. De invulling hiervan en het opzetten van een nieuwe structuur is tijdrovend. Dit komt vooral doordat er heel veel informatie is bij heel veel mensen. Om dit samen te brengen vergt dit helaas meer tijd dan gehoopt en verwacht. Vanaf volgende maand willen we een test doen, met nieuwe leden, om te zien of onze plannen uitvoerbaar zijn. Vrijwilligers zijn zo ontzettend belangrijk voor de club dat we werken aan een goed doordacht en toekomstbestendig plan. Het uiteindelijke doel is dat iedereen zijn of haar steentje bijdraagt om de club te helpen waar nodig.

Het MeerJarenOnderhoudsPlan is gereed en wordt ingevoerd vanaf november. Helaas is de staat van onderhoud van de gebouwen verre van optimaal. De eerste opdrachten om dringende zaken te herstellen , zijn verstrekt. Offertes zijn aangevraagd voor het buiten- en binnenschilderwerk van de kantine en de kleedkamers.

Ook heb ik samen met Sander informatie ingewonnen bij AV Lisse en Haarlemmermeer over de multifunctionele gebouwen daar. Als we dit gebruiken voor onze situatie is er een begroting nodig tussen EUR 250.000 en EUR 325.000,- om een nieuw multifunctioneel gebouw te laten bouwen. De inflatie van 2022 heeft hier niet positief aan bijgedragen helaas. Wel is het positief dat we na een gesprek met de gemeente Delft hebben gehoord dat er geen bezwaar is voor het verlenen van een bouwvergunning op de plek tussen het huidige multifunctionele gebouw en de kantine. 

Communicatie Jasper van Meeuwen communicatie@av40.nl
Op diverse vlakken van communicatie zijn we stappen aan het maken. Onze bestuurs updates moeten daarin bijdragen om een inkijkje te geven in waar wij als bestuur zoal mee bezig zijn. De focus voor communicatie ligt de komende tijd op het in verbinding brengen van onze leden met AV’40 als wel onderling. Daarvoor hebben we een 2-tal projecten opgepakt:

Introduceren van Whatsapp communities
6 november willen we graag gebruik gaan maken van Whatsapp Communities. Daarmee willen we enerzijds groepen creëren die als aanvulling op de website en nieuwsbrief gaan werken om zo iedereen van de juiste informatie te kunnen voorzien. Daarmee hopen we beter in staat te zijn om meer van onze leden te bereiken. Anderzijds willen we met de groepen onze leden in verbinding met elkaar brengen om zo allerlei onderwerpen bespreekbaar te maken. Denk aan vragen over een training of het afspraken over vervoer naar een wedstrijd.

Whatsapp Communities helpt ons hierin en biedt leden overzicht en eenvoudiger toegang tot de juiste groepen. 6 november zullen we dit uitrollen en bestaande groepen migreren naar de nieuwe omgeving. De huidige beheerders van die groepen zullen hierover geïnformeerd worden om alles in goede banen te leiden. Als leden volgt er nog uitgebreide informatie over wat je moet doen om je voor de voor jou interessante groepen aan te melden.

E-mail / formulieren herzien
Met de nieuwe bestuursformatie dit jaar heeft dit ook geleid tot nieuwe commissies en dat zorgde ervoor dat we leden ook de mogelijkheid willen bieden om daarmee in contact te komen. Hierdoor hebben we meteen ook alle huidige e-mailadressen onder de loep genomen en zullen we met een nieuwe opzet komen, die past bij de nieuwe organisatie en dit toegankelijk maakt voor een ieder. In het verlengde daarvan kijken we ook naar de formulieren die we nodig achten en hoe deze zo compact en eenvoudig te houden.

Oproep voor redactieleden
Graag zou ik van de gelegenheid gebruik willen maken om een ieder die het leuk vindt om af en toe bij te dragen op het communicatievlak zich te melden. Je kunt hierbij denken aan:

• Verslag doen van wedstrijden
• Informatieve content produceren voor website, nieuwsbrief, nieuwe leden etc.
• Interviews afnemen bij leden
• Fotograferen tijdens events / wedstrijden
• Social media content produceren en/of beheren

Lijkt bovenstaande je wat of heb je zelf nog andere suggesties? Stuur dan een mail naar communicatie@av40.nl en dan maken we kennis om te ontdekken waar je je bijdrage wil leveren.

Wat er verder op de roadmap staat:

• Sponsorpakketten samenstellen om het aantrekkelijker te maken de club te sponsoren, maar ook daar iets voor terug te krijgen.
• Website analyse om te bepalen of de juiste informatie te verkrijgen is
• Social media update (FB, Instagram, TikTok?)
• Externe communicatie (Omroep West, Delft op Zondag etc.)
• Redactie samenstellen

We hopen jullie met alle deze informatie weer voldoende geïnformeerd te hebben. Mocht je vragen of opmerkingen hebben kun je ons altijd mailen of anders op de baan aanspreken. Geniet van de herfst!

Met sportieve groet,

Het Bestuur van AV’40