Voorzitter Ferry Konter voorzitter@av40.nl
Het jaar is voorbij gevlogen! En intussen maak ik al bijna een jaar deel uit van het bestuur. 3 maanden als interim en 9 maanden als gekozen voorzitter. De afgelopen 2 maanden hebben een aantal veiligheidsvraagstukken mijn tijd gevraagd. Acute zaken die direct moesten worden opgelost en een aantal zaken die we moesten borgen voor de langere termijn. Veiligheid staat voorop bij AV’40! En de komst van de WhatsApp communities gaat hierbij enorm helpen. Als er iets is, kunnen we dan snel en makkelijk delen met alle leden.

De informatieavond over multifunctioneel gebouw en statuten heb ik helaas moeten missen vanwege ziekte en daarmee ook het vrijwilligersdiner. Ik heb begrepen dat het een nuttige en plezierige avond was met veel feedback vanuit leden. Vanuit mijn rol ook een woord van dank aan iedereen die zich heeft ingezet afgelopen jaar voor de club! Zonder vrijwilligers kunnen we geen trainingen, wedstrijden en activiteiten organiseren. Veel dank! 

Daarnaast ben ik bezig geweest met het opzetten van de Technische Commissie die in januari van start gaat. Zijn we nog bezig met het in orde maken van de VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) voor alle trainers van 16 jaar en ouder. En ik probeer ervoor te zorgen dat alle activiteiten vanuit het bestuur goed op elkaar zijn afgestemd en we oog houden voor de speerpunten zoals die zijn besloten door de ALV van vorig jaar. Communicatie optimaliseren en daarna alle aandacht op trainingen, trainers, accommodatie, vrijwilligers, wedstrijden en activiteiten.

Secretaris Ruben van Leeuwen secretaris@av40.nl
Naast de werkzaamheden als secretaris rondom de bestuursvergaderingen ben ik bezig geweest met de vernieuwing van onze statuten en HR.  We moeten beide aanpassen om te voldoen aan nieuwe regelgeving. Tijdens de infoavond op 8 december is aan de aanwezige leden al verdere uitleg gegeven. De goedkeuringsprocedure zal starten in het voorjaar 2024.  We zullen de leden verder op de hoogte houden van de exacte procedure. 

Daarnaast ben ik bezig geweest met diverse vergunningen en gemeentezaken en ben ik in contact met onze buren van Buitensport Durf voor het realiseren van aantal hindernissen op een klein gedeelte van het AV’40 terrein. Daarnaast ben ik betrokken bij een specifiek project voor het verminderen of zelf wegwerken van de wachtlijsten bij AV’40. De eerste stappen zijn gezet want in oktober zijn 35 junioren 28 pupillen toegelaten richting een proeftraining en daarmee van de wachtlijst af. 

Tot slot ben ik betrokken bij het project om nieuwe leden zo goed mogelijk te verwelkomen. We willen daarvoor een document opstellen (handboek) die je ontvangt als je start met daarin alle relevante informatie over trainingen, wedstrijden, wel of niet afmelden, kleding etc. Zodat de nieuwe leden een vliegende start kunnen maken wanneer ze lid worden en veel vragen al beantwoord zijn voordat ze beginnen.

Penningmeester Bart Groeneveld penningmeester@av40.nl
Met betrekking tot de laatste maanden is er vanuit mijn rol niet heel veel nieuws te melden. De contributies zijn weer geïnd, het sponsorcontract met Wanninkhof Schilder en onderhoudsbedrijf is verlengd en de kascommissie is bij elkaar gekomen voor een eerste kennismaking.

Het meeste werk gaat nu beginnen, het jaar is bijna afgelopen en dat betekent dat de komende tijd voor mij in het teken staat van het gereed maken van de financiële overzichten. De balans, resultatenrekening en begroting voor 2024. Ook het bijwerken overzicht van de investeringen en afschrijvingen en samen met het bestuur bepalen welke investeringen we willen voordragen aan de ALV. Heb jij hier goede ideeën voor? Dan kan je deze altijd met mij delen via penningmeester@av40.nl of via een van de andere bestuursleden. 

Ook zijn de voorbereidingen voor het uitbetalen van de trainersvergoedingen over de 2e helft van 2023 ook opgestart dus als die gereed zijn worden die zo snel mogelijk uitbetaald (uiterlijk in februari)

Als laatste vraag ik graag nog ieders aandacht voor het feit dat het winter is. Dat betekent dat het af en toe ook weer echt kouder is en de verwarming weer aan staat. Let erop dat je dus alle deuren achter je dicht doet, zodat we de warmte in het clubhuis en de kleedkamers binnen laten! Alleen samen kunnen we zorgen voor een lagere energierekening en energiebesparing!

Baanatletiek Sander van Bleiswijk baanatletiek@av40.nl
De winterperiode lijkt voor de meeste baanatleten een rustigere periode. Maar schijn bedriegt want de cross competitie (HCC) is weer van start gegaan en een aantal atleten is ook afgereisd naar het NK cross in Eersel. Mooie resultaten waarvan meer details elders in deze nieuwsbrief. Begin 2024 zullen de eerste indoorwedstrijden plaatsvinden.

Half november hebben we 28 pupillen en 35 A/B/Senioren uitgenodigd vanuit de wachtlijst om te komen proeftrainen en (hopelijk) lid te worden na een aantal trainingen. De balans van nieuwe aanmeldingen zullen we begin januari opmaken en kijken of er een nieuwe ronde atleten kan komen proeftrainen. Helaas blijven we voor bepaalde groepen een tekort aan hebben waardoor de wachttijd hiervoor nog niet verkort is. 

Op 20 november hebben we een informatieavond georganiseerd voor de start van de Technische commissie, die in januari echt van start gaat. Eind november hebben we bezoek gehad van de atletiekunie. In mei 2024 moet onze atletiekbaan gekeurd worden. Tijdens deze voorinspectie zijn een aantal zaken naar voren gekomen die we zelf, of in samenspraak met de gemeente, moeten oplossen om een gekeurde baan te blijven hebben voor de komende jaren. 

Ondertussen kijken we naar 2024. Naast de prioriteiten voor het verlagen van de wachtlijsten en voldoende trainers voor alle groepen, kijken we in samenspraak met de trainers coördinatoren naar de vraag voor nieuw trainersmateriaal. 

De Wedstrijd Organisatie Commissie (WOC) heeft een nieuw wedstrijdschema voor het baanseizoen opgesteld en vanuit het juryteam wordt er in samenspraak met omringende verenigingen gekeken naar het geven van jurycursussen in het begin van 2024. Hierover op korte termijn meer.

Wegatletiek Maurice Mol wegatletiek@av40.nl
De Houtlopen zijn weer gestart! Op elke eerste zondag van de maand (met uitzondering van de maanden juli en augustus) wordt de loop door de Delftse Hout weer georganiseerd door AV’40. Naast de 5 en 10 km is er ook een 1 km jeugdloop op de baan. Een aantal AV’40 weg-atleten heeft meegedaan aan de Zevenheuvelen trail. Ondanks de regen was het een leuke dag, met afgelegde afstanden van 14, 21, 28 en zelfs 56 km!

Er is ook een beginnerscursus gestart. Op 10 zaterdagochtenden worden startende hardlopers begeleid door onze weg-trainers om hun eerste schreden te maken op hardloopgebied. Ze krijgen persoonlijke trainingsschema’s en begeleiding en trainen in groepsverband. 

Een groep wegatleten is gestart met de voorbereiding voor de Zevenheuvelenloop in november, en daarbij wordt de inmiddels befaamde Brienenoordbrug training niet vergeten.

In november is een aantal weg-trainers naar de looptrainersdag van de Atletiekunie om  nieuwe kennis en inspiratie op te doen die ze vervolgens weer in hun trainingen hebben toegepast.

Organisatie Ap Post organisatie@av40.nl
Zoals ik in de vorige bestuurs update schreef, gaan we binnenkort zien of de plannen voor het nieuwe vrijwilligersbeleid daadwerkelijk uitvoerbaar zijn. Mensen van de wachtlijst zijn benaderd en nu is de periode om te zien of atletiek werkelijk iets voor hen is. Na de proefperiode zullen we deze mensen vragen om lid te worden van de club. Dan gaat de test (nieuw vrijwilligersbeleid) ook daadwerkelijk starten.Op de website staat al een deel van het nieuwe beleid in de vorm van de vrijwilligers-tegeltjes. Tegeltjes die kort en duidelijk aangeven welke taken er zijn, wat het inhoudt en hoe lang zo’n taak duurt qua tijd. Ook zijn er tegeltjes voor incidentele hulp, bv bij wedstrijden als bar assistent of hulp jurylid, ook vragen we iemand om de vuile theedoeken en handdoeken te wassen.  Kortom, iedereen kan er wel iets vinden wat bij hem of haar past. 

In november hebben we de eerste onderhouds-ochtend gehouden met gebruik van het nieuwe meerjaren onderhoudsplan. Gelukkig waren diverse vrijwilligers aanwezig. Deze ochtend was er meer om samen te kijken naar het opgestelde onderhoudsplan en de onderhoudsstrategie erachter. Een klein deel hebben we ook kunnen uitvoeren.

Diverse herstel-opdrachten zijn uitgevoerd. Nieuwe deur in de kantine, nieuwe deur in de materiaalopslag en het repareren van de onderdorpel van de schuifpui. Alle offertes voor het schilderwerk zijn binnen, hierover meer tijdens de ALV. Andere opdrachten staan in de planning bij diverse bedrijven.

Helaas hebben we ook een nare tegenslag gekregen: Legionella.

Dit is aangetroffen in de douches van de kleedkamers. Met spoed is opdracht gegeven dit chemisch te reinigen, maar helaas heeft het tot nu toe niet het probleem verholpen. We zijn nog steeds bezig met dit gespecialiseerde bedrijf, het probleem op te lossen . Helaas is de legionella weerbarstig. UIteraard houden we jullie op de hoogte.

Samen met Sander hebben we een stevig gesprek gehad met MUTA, de leverancier van de clubkleding. Zij zeggen nu alles op voorraad te hebben en de leveringen zelf ook op orde te hebben. Op de MUTA website staat nu ook de voorraad vermeld van de wedstrijdkleding. Om eea te kunnen blijven volgen hebben we een nieuw emailadres aangemaakt waar jullie vragen en problemen omtrent leveringen etc met MUTA kunnen delen met Sander en mij.

Aan de hand van deze emails zullen we dan proberen dit zsm, in samenspraak met MUTA, op te lossen: clubkleding@av40.nl

De wens en de gedachte is dat 2024 een prachtig, sportief, gezond en vooral een mooi jaar zal worden. Een jaar waarin iedereen probeert zijn of haar steentje bij te dragen.

Als goed voornemen kunnen jullie ons helpen op 13 januari tijdens de “GOTEN-DAG”. Dan zullen we de dakgoten van de gebouwen schoonmaken, maar vooral de goot rond de baan. Kortom, kom ons helpen. Meld je aan in whatsappgroep Onderhoud, dan zorgen wij na afloop voor een warme drank, een broodje en soep.

Communicatie Jasper van Meeuwen communicatie@av40.nl
In 2024 is er meer focus op de communicatie vanuit de vereniging en het bestuur specifiek. Afgelopen maand was daar nog de introductie van Whatsapp Communities, waarmee leden eenvoudiger in contact staan met de vereniging, commissies, trainers en andere leden. We zien dat dit al een flinke vlucht heeft genomen in activiteiten en de oprichting van specifieke groepen daarbinnen.

Maar we begonnen na de ALV vooral met meer communicatie vanuit het bestuur door reguliere updates te verzorgen. We zijn nog niet helemaal tevreden over de frequentie, dit mag wat ons betreft nog iets hoger, maar we hopen dat de inhoud jullie aanspreekt en vooral het gevoel geeft dat je meekrijgt waar het bestuur en daarmee de vereniging mee bezig is, want er gebeurt stiekem veel.

Naast de updates zijn er ook wat pagina’s op de website verbeterd qua inhoud en is er onder andere meer aandacht voor het vrijwilligersbeleid. Er is inmiddels een overzicht van de rollen, waar spoedig ook de uitvoerige beschrijvingen aan gekoppeld worden, zodat straks voor iedereen duidelijk wordt hoe hij of zij een steentje bij kan dragen in de vereniging.

Ook zijn er informatieavonden waar we aan werken, zodat geïnteresseerden de mogelijkheid krijgen om betrokken te raken bij de ontwikkelingen en mee kunnen denken/helpen. De meest recente is van begin december waar we stil hebben gestaan bij de wijziging van de statuten en het multifunctioneel gebouw.

Voor 2024 zetten we de lijn door met het transparanter worden in wat we doen. Jullie daar nog meer in betrekken via de website/WA en de informatieavonden. Verder zullen we aan de slag gaan met:

• Sponsorpakketten samenstellen om het aantrekkelijker te maken de club te sponsoren. Dit uiteraard ook met in het achterhoofd de financiering van het multifunctioneel gebouw.

• Enquêtes om bij jullie uit te vragen of de recente ontwikkelingen de juiste zijn.

• Social media kanalen (Whatsapp, FB, Instagram, TikTok) aantrekkelijker maken.

• Externe communicatie met lokale media, zoals Omroep West, Delft op Zondag optuigen om AV’40 zichtbaar te maken voor de buitenwereld.

We sluiten deze update af met al onze leden hele fijne feestdagen te wensen en dat 2024 een gezond en sportief jaar wordt.

Het Bestuur van AV’40

Ferry, Ruben, Bart, Maurice, Sander, Ap en Jasper